Методична розробка уроку виробничого навчання

Державний навчальний заклад

«Одеський центр професійно-технічної освіти»

Методична розробка  
уроку виробничого навчання

з професії «Секретар керівника»
курс І

Тема уроку: «Оформлення організаційно-розпорядчої документації»

Розглянуто та схвалено
на засіданні МО
Протокол №____  від «___» _________ 20___ р.

Підготувала:

Викладач психології ділових відносин

                                                                        Полоз Лариса Олександрівна

  

Одеса, 2016

Анотація

     Вивчення цієї теми передбачає, що слухачі мають познайомитися з групою документів, за допомогою яких здійснюється забезпечення управління персоналом в установі, на практичних заняттях основне завдання полягає у відпрацюванні навичок складання та оформлення документів з особового складу.

     Практична значимість методичної розробки:

Система уроків сприяє формуванню умінь забезпечення управління персоналом в установі, на практичних заняттях основне завдання полягає у відпрацюванні навичок складання та оформлення документів з особового складу.

     Робота може бути використана викладачем без будь-яких змін в плануванні, так як співпадає з тематикою уроків у підручнику, водночас даючи змогу організувати навчальний процес цікаво та нестандартно.

     Для  проведення  уроку  я  обрала  метод  активізації  розумової діяльності  учнів  у вигляді  конспекту-схеми.

План уроку

     1. Поняття про організаційно-розпорядчу документацію.

2.     Види організаційно-розпорядчої документації, їх характеристика.

3.     Основні реквізити організаційно-розпорядчої документації.

4.     Оформлення вищевказаної документації.

Додатки

     1. Поняття про організаційно-розпорядчу документацію.

     Незалежно від характеру і змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, компетенції, структури та інших факторів, органи управління підприємства наділяються правом видання розпорядчих документів.

     Розпорядчі документи - це документи за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації чи на підприємстві. .

     Основна функція розпорядчих документів - регулятивна; цільове призначення - регулювання .діяльності, яке дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від діяльності підприємства.

     Рішення, зафіксовані в розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності установ, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.

     Розпорядчі документи містять рішення, які йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від вищої організації до підвідомчої, від керівника організації до керівника структурного підрозділу і працівників даної організації тощо. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі.

     В юридичному плані значна частина розпорядчих документів відноситься до нормативно-правових актів. У них містяться конкретні, юридично владні приписи суб'єктів виконавчої влади. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що їхнім адресатом виступають конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи чи працівники; вони є юридичними фактами, які тягнуть виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.

2.    Види організаційно-розпорядчої документації, їх характеристика.

Основними видами організаційно-розпорядчих документів є:

o накази;

o розпорядження;

o постанови;

o рішення;

o вказівки та ухвали.

     Умовно їх можна поділити на дві групи: документи, що видаються в умовах колегіальності; документи, що видаються в умовах одноособового прийняття рішень.

     На основі колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). В умовах колегіальності рішень видаються постанови і рішення.

     В умовах одноособового прийняття рішень влада з усіх питань управління в організації належить її керівникові. Одноособове прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівника за прийняті рішення. На підставі одноособового прийняття рішень діють міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), директори, голови правління. В умовах одноособового прийняття рішень видаються накази, вказівки, розпорядження.

3.    Основні реквізити організаційно-розпорядчої документації

     Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і порядок їхнього розташування різний. Однак існують встановлені єдині моделі побудови однотипних документів - формуляр-зразок, що відповідає вимогам чинних державних стандартів.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів:

1. Державний герб України.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних нагород.

4. Код установи, організації чи підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства або відомства.

7. Повна назва організації, установи чи підприємства.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку, електронна адреса.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа),

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14. Місце укладання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження .

25. Віза.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

32. Запис про державну реєстрацію.

4. Оформлення вищевказаної документації

Для здійснення управлінської діяльності підприємство, відповідно до Статуту, видає розпорядження і приймає постанови, які обов'язкові до виконання у всіх підрозділах, а так само всіма посадовими особами.

Відповідно до Регламенту роботи компанії правом представлення Генеральному директору Керуючої компанії (далі КК) постанов і розпоряджень мають директора відокремлених підрозділів. Підготовка проектів постанов і розпоряджень директора відокремлених підрозділів (далі ВП), а також інших розпорядчих документів (накази, вказівки, доручення, інструкції) може бути доручено керівникам структурних підрозділів ВП, а також здійснено ними самостійно з власної ініціативи. Постанови видаються з питань нормативного характеру і питань, розрахованим на постійне і багаторазове дію, призначення та звільнення з посади заступників директорів структурних підрозділів.

Розпорядження видаються по всіх інших питань, в тому числі оперативних, організаційних і кадрових.

При оформленні і складанні розпорядчих та інших службових документів необхідно дотримуватись вимог, що забезпечують юридичну силу документів, оперативне і якісне їх виконання і пошук, можливість обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Тема до текстів постанов, розпоряджень, наказів, положень, актів, довідок, звітів та ін будується на основі іменника у формі місцевого відмінка, наприклад:

«Про заохочення ...»,

«Про виплату ...»,

(Про що?).

Правила, Статут, список, реєстр і інші документи вимагають родового відмінка стрижневого іменника в заголовку до тексту, наприклад:

Правила «оформлення документів»

(З відповіддю на питання «чого?")

Заголовок до тексту Інструкції формується на основі іменника в давальному відмінку, наприклад:

Інструкція «по експлуатації ...»

(Чому?)

Якщо зміст тексту включає ряд питань, заголовок повинен бути узагальненим, наприклад:

«Про заходи ...»,

в цьому випадку поряд з заголовком

складаються підзаголовки. Їх пишуть

в лівій частині аркуша, не перериваючи тексту.

Датування документа обов'язково для надання йому юридичної сили. Датою документа є дата його підписання або затвердження:

- Датою видання (прийняття) постанови, розпорядження, наказу є дата їх підписання Головою міста, керівником структурного підрозділу;

- Датою протоколу є дата засідання (прийняття рішення);

- Датою акту - дата події;

- Датою звіту, плану та інших вимагають затвердження - дата їх затвердження;

- Датою набрання чинності розпорядчого документа вважається дата його підписання, якщо інше не зазначено в самому документі.

До складу дати входить вказівка ​​числа, місяця, року.

Усі службові відмітки на документі, пов'язані з його створенням, проходженням і виконанням (візування, погодження, реєстрація) і т.д. в обов'язковому порядку датуються.

Дата повинна проставлятися особою, підписує або затверджує документ. На документах, складених спільно кількома організаціями або юридичними особами, проставляється єдина дата підписання. Місце розміщення дати залежить від виду документа і визначено у формі бланків.

Індекс надає документу юридичну силу, підтверджуючи факт складання та відправлення документа, і призначений для обліку, контролю за своєчасним виконанням та організації системи пошуку надходять або створюваних документів. Індекс документа повинен складатися з порядкового номера, який при необхідності доповнюється літерними позначеннями, індексом за номенклатурою справ або іншому класифікатора - назв документів, питань діяльності, кореспондентів, виконавців і ін Складові частини індексів відокремлюються косою рисою, наприклад:

148/12-15,

де: 148 - порядковий номер кореспонденції,

12-15 - індекс справи, де зберігається документ.

Текстом документа є виражене засобами ділової мови зміст будь-яких дій чи подій. Його зміст має бути пов'язане з раніше виданими з цього питання документами та відображати точне і правильне освітлення подій. Текст документа складається на основі уніфікованих форм, уніфікованих збірок текстів, типових нормативних документів, що визначають зміст конкретних документів. Тексти документів оформляються у вигляді зв'язного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Рекомендується розділяти тексти на дві основні частини. У першій частині вказується підстава складання документа. У другій частині викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій частині також рекомендується повідомляти підстави або причини створення документа, а в другій - рішення, розпорядження, прохання.

При підготовці розпорядчих документів нормативно - правового характеру (положень, правил, порядку, інструкцій) керуватися наступними вимогами в структурному оформленні тексту даних документів.

У розпорядчих документах, що діють на принципах єдиноначальності або адресованих керівництву або органам влади, суду і прокуратури, використовуються форми викладу тексту від першої особи однини, наприклад:

«Постановляю», «пропоную»,

«Прошу», «зобов'язую».

У розпорядчих документах, що видаються на принципах колегіальності, форма викладу тексту від третьої особи однини, наприклад:

«Постановляє», «вирішив».

У спільних документах використовується форма викладення тексту від першої особи множини, наприклад:

«Пропонуємо», «вирішили» і т.д.

Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності установ, організацій і в ній кілька рішень, висновків (у доповідях, положеннях, оглядах), діляться на розділи, глави, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Розділи повинні мати заголовки, що виражають істота змісту документа.

Текст протоколу викладається від третьої особи множини, наприклад:

«Слухали», «Виступили»,

«Ухвалили».

У документах, які визначають права і обов'язки (положення, посадові обов'язки, інструкція), а також містять опис або оцінку фактів (акт, довідка), використовується форма викладення тексту від третьої особи однини чи множини, наприклад:

«Відділ здійснює функції»,

«До складу об'єднання входять»,

«Комісія встановила».

Документи - додатки можуть бути трьох видів:

- Затверджуються або вводяться в дію відповідним документом (додаток до правових актів);

- Пояснюють зміст іншого документа;

- Направляються із супровідним документом адресату. 

Накази, що стосуються основної діяльності особового складу, видаються окремо. Проекти наказів готуються структурним підрозділом чи посадовим особою за дорученням керівника. Посадова особа, що готують проект наказу:

- Переглядає всі накази, раніше видавалися з даного питання;

- Погоджує з усіма зацікавленими керівниками структурних підрозділів або окремими посадовими особами.

Проект візується на першому примірнику наказу. Проект наказу друкується на чистому білому аркуші паперу формату А4. Формуляр наказу має відповідні реквізити: заголовок, текст, підпис. Текст наказу з основної діяльності, як правило, складається з двох частин:

- Констатуючої

- Розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються фактичні обставини та мотиви, що послужили підставою видання наказу відповідно до якого він приймається.

Розпорядча частина наказу видається в наказовій формі і починається словом Наказую, яке друкується прописними літерами з окремого рядка. Формулювання розпорядчої частини наказу повинні бути конкретними, чіткими, ясними і не допускати різних тлумачень. Кожне намічений захід оформляється окремим пунктом. По кожному пункту вказується виконавець - посадова особа або структурний підрозділ (у давальному відмінку), приписувані дії та термін виконання. Закінчується розпорядча частина наказу вказівкою в адресу тих, на кого покладено контроль за виконанням даного наказу. Датою наказу є день його підписання.

Протокол - організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Протокол оформляється на загальному бланку формату А4. У протоколі зазначаються:

- Найменування органу, вид документа, номер і дата проведеного заходу, місце проведення, загальна кількість присутніх на засіданні, зборах, конференції і т.д.;

- Голова і секретар проведеного заходу;

- Порядок денний (із зазначенням кількості питань по порядку і їх назвою);

- Основний текст протоколу;

- Підпис.

Основний текст протоколу поділяється на розділи відповідно до пунктів порядку денного засідання. Розділи нумеруються арабськими цифрами. Текст кожного розділу складається з позицій: Слухали, Виступили, Вирішили, що пишуться прописними літерами, після них ставиться двокрапка. У позиції «Виступили» вказуються ініціали, прізвища та посади виступили по даному пункту порядку денного. У позиції «Вирішили» викладаються прийняті на нараді рішення. Якщо рішення оформляється окремим документом, то пишеться: "рішення з даного питання додається».

До протоколу додається список присутніх із зазначенням:

- Порядкового номера;

- Прізвища, ім'я, по батькові, посади і місця роботи;

- Стенограми;

- При необхідності, покажчика, розсилки, виписки з протоколу, рішень.

Протокол реєструється упорядником, йому присвоюється порядковий номер у межах календарного року, дата проведеного заходу. Термін оформлення протоколу до 3 днів. Оригінал протоколу разом з покажчиком розсилки, в якому зроблено відмітку про дату відправки необхідних матеріалів виконавцям, залишається в структурному підрозділі, що підготували його і підлягає зберіганню згідно номенклатури справ. Облік протоколів здійснюється поекземплярно. Протокольні рішення доводяться до виконавців у вигляді виписок з відповідних протоколів, які оформляються на бланку «Виписка з протоколу», або з допомогою розсильних листів. Виписки з протоколів завіряються підписом і враховуються поекземплярно. 

Список використаної літератури

1.     ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

2.     Державна система документаційного забезпечення управління. Основні Положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М.: Головархів, 1994. - С. 3 - 44.

3.     Андрєєва, В.І. Діловодство. - М.: АТ «Бізнес-школа», 1997. - 192 с.

4.     Салазкіна, Л.П. Основи діловодства. Вимоги до тексту документа. - Кемерово, 2000. - С. 13 - 20.

5.     Стенюков, М.В. Документи, діловодство. - М., 1995. - 144 с.